Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT / Verfahrensverzeichnis) ist eine der Kernpflichten der DSGVO (Art. 30 DSGVO) und dient als zentraler Nachweis der Accountability. Jeder Verantwortliche (und in der Regel auch jeder Auftragsverarbeiter) muss ein aktuelles, vollständiges Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten führen – inklusive Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Speicherfristen, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Drittlandtransfers und ggf. gemeinsame Verantwortlichkeit.

Das VVT bleibt einer der häufigsten Prüfpunkte bei Datenschutzbehörden: Fehlende, unvollständige, veraltete oder nicht nachweisbare Verzeichnisse zählen weiter zu den Top-Bußgeldgründen – oft kombiniert mit Nachbesserungsanordnungen und Bußgeldern bis 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes. Der Druck wächst durch:

• AI Act-Überlappung (detaillierte Dokumentation bei Hochrisiko-KI-Verarbeitungen)
• NIS-2-Schnittstellen (Sicherheitsmaßnahmen bei personenbezogenen Daten)
• DSA/DMA-Transparenzpflichten (Profiling, Nutzerdaten)
• ePA-, DiGA- & Telematik-Infrastruktur-Anforderungen (besondere Kategorien personenbezogener Daten)
• Zunehmende behördliche Prüfungen und interne Audits

Unsere Beratungsschwerpunkte beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Wir begleiten Sie strukturiert und effizient:

• Erhebung & vollständige Erstellung des VVT

Systematische Erfassung aller Verarbeitungstätigkeiten – von Website-Tracking, HR-Systemen, Kundendatenbanken über KI-Training, ePA-Anbindungen, DiGA bis zu Cloud-Services, Profiling und automatisierten Entscheidungen.

• Inhaltliche Vollständigkeit & gesetzeskonforme Struktur

Sicherstellung aller Pflichtangaben (Art. 30 Abs. 1/2 DSGVO): Zwecke, Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Empfänger, Speicherfristen, TOM, Drittlandtransfers, gemeinsame Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung.

• Synergien mit AI Act, NIS-2, DSA & weiteren Regulierungen

Verknüpfung mit AI Act-Dokumentation (technische Dokumentation Hochrisiko-KI), NIS-2-Sicherheitsmaßnahmen, DSA-Transparenzberichten und DiGA-Nachweisen – Vermeidung von Doppelarbeit.

• TOM-Dokumentation & Risikoverknüpfung

Integration mit Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), TOM-Katalog, Risikoanalyse und Pseudonymisierungs-/Verschlüsselungskonzepte.

• Drittlandtransfers & TIA-Dokumentation

Detaillierte Abbildung von Angemessenheitsbeschluss, SCC, Binding Corporate Rules oder ergänzenden Garantien – inkl. Transfer Impact Assessment (TIA).

• Schulungen & interne Pflegeprozesse

Workshops für Datenschutzbeauftragte, Fachbereiche und IT zur selbstständigen Aktualisierung – inkl. Prozessbeschreibungen und Verantwortlichkeitszuweisung.

• Prüfvorbereitung & Behördenkommunikation

Vorbereitung auf behördliche Prüfungen (BfDI, Landesdatenschutzbeauftragte), Vorlage des VVT bei Anfragen und Verteidigung bei Beanstandungen oder Bußgeldverfahren.

• Automatisierung & Tool-Evaluierung

Beratung zu VVT-Software-Lösungen und Schnittstellen zu GRC-, ITSM- oder ERP-Systemen.

DSK und BfDI fordern bei Prüfungen zunehmend digitale, durchsuchbare und versionskontrollierte VVT-Formate. AI Act und DSA erweitern die Dokumentationsanforderungen – Hochrisiko-KI-Verarbeitungen müssen im VVT detailliert abgebildet sein. NIS-2 und CRA verlangen TOM-Überlappungen. Bußgelder wegen fehlendem/aktualisiertem VVT bleiben hoch. Wir verfolgen kontinuierlich DSK-Beschlüsse, EDPB-Leitlinien, BfDI-Praxis, EuGH-Rechtsprechung und EU-Konsultationen, um Ihr VVT regulatorisch immer auf dem neuesten Stand zu halten.

Als Experten für Datenschutz und IT-Recht kombinieren wir juristische Präzision mit praktischem Verständnis für digitale Geschäftsmodelle. Ob Sie ein erstes VVT aufbauen, ein bestehendes modernisieren, AI- oder DiGA-Verarbeitungen integrieren oder sich auf eine Behördenprüfung vorbereiten möchten – wir liefern prüffeste, skalierbare und nachweisbare Lösungen mit klarem Fokus auf Compliance, Risikominimierung und betriebliche Machbarkeit.

Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich.

Gemeinsam machen wir Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten rechtssicher, aktuell und praxistauglich.