Was ist bei der E-Mail Nutzung am Arbeitsplatz zu beachten?
Arbeitsrecht. Unerlaubte Privatnutzung des Internets während der Arbeitszeit stellt regelmäßig einen Arbeitszeitbetrug dar und kann sogar ohne vorherige Abmahnung eine außerordentliche Kündigung des Arbeitnehmers rechtfertigen.
Diese arbeitsrechtliche Problematik soll vorliegend jedoch nicht weiter vertieft werden, vielmehr soll ein kurzer Überblick über die datenschutzrechtlichen Problematiken verschafft werden.
„Warum will mein Arbeitgeber überhaupt in meinen dienstlichen E-Mail Account schauen?“
Auf diese Ausgangsfrage gibt es eine Vielzahl von Antworten. Am ehesten kommt die unvorhergesehen Abwesenheit über mehrere Wochen (Stichwort Grippewelle) in Betracht. Da viele geschäftliche Korrespondenz (teilweise ausschließlich) mittels E-Mails erfolgt, hat der Arbeitgeber ein Interesse daran, auch bei längerer Abwesenheit Kenntnis von den eingehenden E-Mails zu erhalten. Aber auch bei einem Verdacht einer Straftat, die der Arbeitnehmer möglicherweise über seinen geschäftlichen E-Mail Account zu Lasten des Arbeitgebers begangen hat, hat dieser ein Interesse am Inhalt dieser E-Mails.
Einige Arbeitgeber vertreten den Standpunkt
„Ich stelle doch die Betriebsmittel, also darf ich auch die E-Mails öffnen!“
Hier kommen jetzt aber die datenschutzrechtlichen Fragestellungen ins Spiel: Ist die Privatnutzung des E-Mail Accounts am Arbeitsplatz ausdrücklich erlaubt? Ist sie zwar auf dem Papier verboten, im stressigen Arbeitsalltag werden jedoch beide Augen zugedrückt? Liegt eine ausdrückliche (und auf informierten Erwägungen basierende) Einwilligung des Arbeitnehmers zur Einsichtnahme vor?
Gerade bei erlaubter oder geduldeter Privatnutzung des betrieblichen E-Mail Accounts bestehen für den Arbeitgeber datenschutzrechtliche Risiken, wenn sie die E-Mails des Arbeitnehmers einsehen möchten. Und dies ganz unabhängig von der Streitfrage, ob Arbeitnehmer als Diensteanbieter im Sinne des § 2 Satz 1 Nr. 1 Telemediengesetz (TMG) oder des § 3 Nr. 6 Telekommunikationsgesetz (TKG) gilt. Denn auch wenn man sich der Auffassung der größtenteils arbeitsrechtlichen Rechtsprechung anschließt und den Arbeitgeber nicht als Diensteanbieter ansieht, ist bei erlaubter Privatnutzung des betrieblichen E-Mail Accounts die Einsichtnahme nicht ohne Weiteres gestattet. Insbesondere ab verbindlicher Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) ab dem 25. Mai 2018 (hier ein kurzer Überblick) sollte der Arbeitgeber nicht leichtfertig die E-Mails der Arbeitnehmer öffnen.
Idealerweise sollten im Vorfeld verbindliche Regelungen zur privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail Accounts getroffen, eingeführt und sodann deren Einhaltung überwacht werden, damit im Ernstfall schnell und rechtssicher reagiert werden kann.
Aber Vorsicht: sollte die private Nutzung erlaubt sein (ausdrücklich oder durch Genehmigung), kann sie nicht ohne Weiteres verboten oder eingeschränkt werden. Hier bedarf es entsprechender individual- oder kollektivrechtlicher Vereinbarungen. Bei einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer ist beispielsweise darauf zu achten, dass diese freiwillig, aufgrund informierter Erwägungen getroffen und frei widerrufbar sein sollte. Sobald ein Betriebsrat besteht, sind durch solche Regelungen dessen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) berührt.
„So, die Privatnutzung habe ich jetzt verboten! Ob die Arbeitnehmer trotzdem am Wochenende auf meine Grillfreier kommen? Ich frage lieber kurz nach – per E-Mail natürlich.“
Sobald die private Nutzung verbindlich geregelt wurde, sollte der Arbeitgeber auch strikt auf die Einhaltung dieser Regelungen achten. Ist die Privatnutzung verboten, kann der Arbeitgeber dieses Verbot sehr schnell wieder aufweichen oder durch schlüssiges Verhalten sogar ins Gegenteil verkehren. Eine regelmäßige Kontrolle (im zulässigen Rahmen!) und bei festgestellten Verstößen entsprechende arbeitsrechtliche Maßnahmen sind daher anzuraten. Und vielleicht der banalste Hinweis: Auch der Arbeitgeber solle das Verbot der Privatnutzung beachten!
Dies alles sind nur die Ausgangsüberlegungen und sollen dem groben Überblick dienen. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren konkreten Anfragen. Sei es, die passende Lösung bezüglich der E-Mail bzw. Internet Nutzung für Ihr Unternehmen zu suchen und rechtssicher umzusetzen oder aber zu prüfen, ob die Einsichtnahme des betrieblichen E-Mail Accounts in einem konkreten Fall zulässig ist. Nehmen Sie hierzu kostenlos Kontakt zu uns auf.