Löschkonzept und Aufbewahrungsfristen: Bedeutung und Definition

Definition: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Grundsatz der Speicherbegrenzung). Ein Löschkonzept legt für jede Datenart fest, wann sie gelöscht wird, wer dafür verantwortlich ist und welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorgehen.

Steuer- und handelsrechtlich sind Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Für Buchungsbelege gilt seit dem 01.01.2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB in der Fassung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV). Solange eine Aufbewahrungspflicht besteht, greift die Ausnahme des Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO; die Daten sind dann für andere Zwecke zu sperren.

Bedeutung für Sie

Ohne Löschkonzept wachsen Datenbestände unkontrolliert, und bei einer Datenpanne oder einem Auskunftsersuchen steigt das Risiko. Die Fristen gehören in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in die Datenschutzerklärung.

Mehr dazu: Datenschutz-Set-up

Rechtsgrundlagen

• Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO Normtext Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (amtlicher Text, öffnet neues Fenster) (öffnet in neuem Tab) 19 Urteile zu Art. 5 DSGVO
• Art. 17 Abs. 3 DSGVO Normtext Art. 17 Abs. 3 DSGVO (amtlicher Text, öffnet neues Fenster) (öffnet in neuem Tab) 15 Urteile zu Art. 17 DSGVO
• § 147 AO Normtext § 147 AO (amtlicher Text, öffnet neues Fenster) (öffnet in neuem Tab)
• § 257 HGB Normtext § 257 HGB (amtlicher Text, öffnet neues Fenster) (öffnet in neuem Tab)

Passende Urteile

• EuGH: Testdatenbank mit Kundendaten – Zweckbindung und Speicherbegrenzung nach DSGVOEuGH (Erste Kammer), 20.10.2022, Az. C-77/21

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